电子邮件是日常工作中使用频率非常高的一种沟通方式，和邮件这种沟通方式相似的还有信函、社交微信QQ等，这些沟通方式都有共同的特点：文字、偏正式、高频、留痕。写好邮件，尤其在职场中，是职业化的基本技能之一。可能由于一封没有标题的邮件，错失一次梦寐以求的求职就业机会；可能由于一个模糊的表达，让人摸不着头脑，而“恨”屋及乌，怀疑发件人的素质；也可能由于一封语焉不详的邮件，让收件人不知所措，而让沟通成本倍增，甚至错失难得的战机……

你真的会写邮件吗？还真不一定！

你来找找茬，这封邮件有哪些问题？

问题

标题：表述不清楚

称呼：没有称呼、称呼不当

正文：无内容

附件：附件文件名不清楚、附件太多

签名：没有签名、没有联系方式

为什么这些是问题呢？

邮件传递信息，要站在收件方的角度考虑，遵循

“衡量沟通的效果，要站在接收者 的角度”

的原则，因此要

“投其所好”“避其所恶”

怎么改？

其实上面的邮件只是呈现出来一部分问题，常见的问题和对策如下：

发件人姓名：以数字（如QQ邮箱）、昵称、英文字母和拼音的发件人姓名——个人标签 真实姓名

标题：无标题、以附件名为标题、表述不清楚的标题——关键信息一眼懂，一封邮件只说明一个问题

称呼：没有称呼、称呼不当——看互动关系，看收件人喜欢

正文：无内容、啰嗦不清、内容缺失——除非熟人可便宜，否则正文不能少，哪怕问候也很好，讲明意图和附件，条理清晰指求鲜明

附件：忘记附件、附件没有文件名或文件名不清楚、多个文件做附件的时候不做压缩包、特大附件需要去网页下载——附件命名一眼懂，关键信息放正文，少量文件别压缩，大文件中转时长够，用PDF格式防错乱，便于下载（体积要小）、 便于查找（简洁明了地给附件命名）、 特殊格式说明打开方式、 多附件压缩打包。包含附件的邮件，正文里一定要有相应的提示，并且要对每一个附件都有简短的文字说明，方便收到邮件的人查看。

签名：没有签名、只有签名没有联系方式——设计签名自动填，必要信息不可少

有这么多讲究，因此要注意检查、避免错误。写完后一定要仔细检查有无拼写错误，行文是否通顺。一定要再检查一遍，必要的时候，非常正式的邮件，最好让他人读一读，以勘误和修订。

一封好邮件的要求

明确清晰：让收件人看完能立刻明白你在说什么、需要他做什么。

短：越短的邮件越容易得到回复。

强相关：别尽说自己的事，说说这事跟Ta有什么关系。第一句话、甚至在标题，就应该直截了当地告诉对方，咱们发这封邮件的目的是什么。

换位：与人方便，于己方便。只有设身处地为对方思考，帮助对方节省时间精力，对方才能高效地帮助到我们。包括结构，用语，表情包，图表等等

关于邮件标题，上个例子

前后两个例子，孰优孰劣，高下立判。可惜大多数人写邮件时，默认看邮件的人知道他要发的内容是什么，所以理所当然用自己的理解写出了缺乏信息的标题。

再上个例子：

要休假三天，邮件主题有以下两种写法。高下立判。

例一：休假通知

例二：本人11月3日-11月6日休假，工作由张三代理，急事打我电话189XXXX.

重点的正文怎么写？

以上是邮件的基本要求，接下来我们说说正文怎么写。

采用倒金字塔结构，即：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。让人看了之后就知道该采取什么行动。

按照对方最容易理解的方式去写。优秀的邮件都会采取结构化表达，即：基于目标定主题，纵向结构搭框架，横向结构理顺序，序言结构做开场。

邮件中，要交代清楚谁需要在什么时候完成怎样的动作，这样才能有效推进工作。哪怕不需要采取任何行动，也建议注明「请知悉」，不要让收件人纠结自己是不是还需要干点别的。

如果预估对方时间比较紧张，可以直接给出建议，让对方回复是否同意，或者给出几个选项，供对方选择。

一封邮件总结讨论共识，抄送给相关方和部门领导，就非常有必要了

行文通顺，避免出现歧义，可以通过图片、表格、链接等形式加以说明

不要动不动就使用网络表情符号，在商务信函里这样会显得比较轻佻。也不要随便用五颜六色！

对于关键的信息，例如时间、人物、金额等，可以加黑加粗来划重点，方便读者筛选信息，但也需要避免全文都划了重点。众所周知，一本画满了重点的教材，等于没有划重点。

用5W1H检查

举例子：

邮件正文

一句话概括，就是开门见山、能够用表格用表格、不能用表格的也要用项目符号。

正文第一句话，请说明你的结论或者你发这封邮件的目的，再解释事情经过。

中国说话习惯卒章显志：先解释事情经过，最后才说明他想要干什么，在邮件里也常常有这种通病，别人看到长长的邮件，没有耐心看到结尾，可能就不看了，所以，以下两封邮件，高下立判（先忽略邮件的措辞）

一定要多用项目符号 用项目符号 用项目符号！重要的话说三遍（项目符号就是我这段话左边的那个圆点）

大部分人发邮件都是眉毛胡子一把抓，和平时说话一样把所有内容全写在一起而不分开（哪怕有分段，但是还是看不清）。这样产生的问题是信息极其不清晰，没有层次感，别人抓不住重点而错过重要的信息。

项目符号的作用是拯救你邮件最强大的利器，能够帮你理清思路，理清结构，看邮件的人也一清二楚，但是我很惊讶的是大多数人都不这么用。试比较以下邮件。

项目符号在outlook就在下图这个位置（word类似）。如果想要像上图一样添加次级项目符号（也就是“-”）请选择“-”，并且按tab降级，如果是要做有顺序的1、2、3这样的结构，选项目符号右边的“有序列表”。哪怕有这个意识要做1、2、3有序列表的，大部分人都还在手工输入（多少人躺枪请自觉举手？）。

一定要多用表格，多用表格，多用表格！重要的话说三遍。道理和上面的项目符号一样

能够用表格的信息一定要用表格，不能用表格的也要用项目符号

以下两例子，哪个能够让人简单省事阅读呢？由于表格有对齐功能，更能够让人一眼看到所需要的信息。

如果正文有图片，请务必在所有图片上做文字标注说明，哪怕你正文中也有说明。

因为每个人看邮件习惯第一时间看图片，如果图片上什么文字信息都没有，收件人会很迷惑，还需要在正文中查找，这样增加了收件人的阅读成本。

图片一定不放在正文中间（除非图片比较小），一定要放在所有正文最后。因为图片会占用很大的面积，导致图片下面的的正文常常被忽略。

强调! 如果发件人的邮件没有思路，长长一段，而且N多问题夹杂在中间，回邮件时务必把所有问题整理一下做个列表，附上答案写在自己的回信里。

重点的附件怎么弄？

附件

附件也是大有讲究，最被吐槽的地方，发附件不是说你把附件贴上去，然后发出去就这么简单的。

先上例子

如果是你老板，你希望看到其中哪一封呢

附件的文件名：也和主题一样重要！必须尽可能信息完整。

大部分人的附件只是很简单的几个关键字，有些人的甚至就是“新建文件”。

附件名之所以信息要完整，也为了方便收件人在不看长长正文的情况下，一眼也知道附件是什么，更重要的是，收件人经常需要把附件保存在本地或者转发给别人，如果附件名过于简单，这两种情况都会增加沟通成本。

正文里一定要把附件的的内容进行一个总结。正文总结 正文总结 正文总结！重要的事情说三遍。

很多人责怪别人不看他邮件，可是如果你就是单纯的发附件，正文没有任何comment，谁会有兴趣打开附件仔细看所有的信息呢？

记住，谁都不想打开附件（太费时间）。为了"引诱”别人打开你的附件，在正文贴上总结信息是一种好办法。别人收件人来说，看到正文，如果一切正常，知道了，不需要打开。如果有问题，并且感兴趣，再去打开附件。

很多美国人发附件的时候，还会写I also attached the soft copy below。附件内容如果比较少，就直直接把附件的文字全部copy出来，如果附件内容比较多，有以下两种方法

对附件进行一个总结提炼

把附件的内容直接截图贴在正文

举个反面例子

（心里千万头草泥马呼啸而过，靠，有问题直接贴在正文啊，这种附件，完全没打开的欲望）

结尾，给大家一个好例子，并总结邮件协作的八个基本要素