摘要:台账是随手记录业务概况、异常或例外事项的记事本。建立台账是提炼要点、记录异常、开展例外管理的基本方法；查阅台账、了解工作进程，能够重温历史经验教训。好的台账是传承与进化的桥梁，有助于利用文件等档案资料说明历史事件，有助于回顾、反思与总结，有利于不断提升业务能力与管理水平。

一、台账概述

台账是指摆放于工作台边，随手记录活动概况、异常或例外事项的记事本,俗称业务台账，简称台账。记载的事项包括但不限于事件概况、经办人、时间、计划、预算、相关会议、合同、决议，特别是执行差异与应对举措、阶段性成果，以及档案保管与移交等等事项。

即使是小商小贩，比如卖包子、擦鞋子的，虽然没有规范的台账，但什么时点、什么地方、用什么方式生意好做？客户禁忌什么、偏爱什么？特别是某笔生意做砸的教训或者某笔生意好于预期的原因等等，不能不留心、记录与总结。

借助台账记录工作中的异常或例外，是事后总结经验教训的好帮手。善于学习者公司往往注重谋划与工作留痕，重要事项，事前有计划、事中有纪要、有跟踪，事后有总结；台账就是事中记录重要线索的载体，也是台账反映工作与学习习惯的镜子。不善学习者脚踏西瓜皮，滑到哪里是哪里；不仅事前的预测与计划工作薄弱，而且事中疏于记录异常或例外事项，事后也不重视回顾、总结与提升；出现问题时，无据可查，茫然无措、无从下手整改，无所适从。

二、台账不健全的原因及影响

台账是业务档案的重要组成部分，建立健全台账是项十分重要的基础性管理工作。但是，不少人对此却认识不足、重视不够。有人甚至觉得把事情做好就行；反正还有工作笔记，台账可有可无，记不记无关紧要。本应按时间顺序记录活动概要，特别是异常或例外事项的发生时间、地点、人物等要点的台账，往往被忽略、被忽视。

深层次的原因是有关的理论研究与教育培训不够，没有强调台账的本质是记录重大历程的“史记”。

认识不足，研究薄弱，理论不健全，专业的指导或培训欠缺又使实务中的台账类似于中医——传承方法多处于口口相传个人经验的阶段；台账不规范、不健全或不清不楚会使“档案材料虽多，但离开当事人很难理清事件的来龙去脉”。事后梳理只能借助其他资料推理、推断甚至臆测，重构历史进程困难重重；涉及纠纷时，有关缺陷会因线索断裂使事情陷入进退两难的困境。

三、台账的管理意义

对员工来讲，登记台账需要付出，若不明白台账的必要性与管理价值，不仅会有抱怨，而且会影响记录的质量与效果。因此，在建立台账之前，应该做好宣传与教育，强调台账在回顾、反思、学习与总结以及历史事件追溯中的重大意义。

首先，台账是培养工作留痕好习惯的手段。为便于记录，同时提高效率，台账要有包括时间、摘要等提示或引导性栏目在内的规范格式。例如,早、晚例会的台账，会将例会的主要流程和常规事项固化下来，形成模式，以期能够高效登记要点、异常或例外。再比如交接班台账，会将交接要点用清单列示，交接时逐项确认，确保无缺项、无扯皮。

可见，台账是固化行为、养成良好习惯的一个重要的载体。

其次，台账是串起业务档案、了解事件或活动的来龙去脉、追溯复原历史概况的索引性文件。

以物资采购为例，从合同签订、货物收发、价款结算到成本核算等等，每一事件既相对独立又相互依存。比如，货物验收需要以合同为基础，成本归集需要依据合同约定与验收结果，如果没有完善的业务台账、没有一条贯穿前后的主线，很难理清相关的合同、出入库记录与成本项目。如果在合同签订时记录合同号、签订时间，以及业务数量、金额、技术参数、到货时间，就可以借助台账提醒接收与验货。在验收时记录发现的差异，不仅有助于跟踪、了解差异的处理，确保不影响后续工作；而且能为成本核算提供信息支持。在出入库时记录实际数量、金额、技术参数、入库时间、出库时间，就可以随时掌握实际库存状况与相关成本。

可见，建立台账类似于建立词典的索引目录，平时随手记录经办事件的概要与异常线索，日后便可据其串起相关的文件与事件、复原历史概况。

第三，台账是体现规范化管理的重要窗口。离开台账，其他制度、文件、纪要与合同等档案资料再齐全，也是一盘散沙；有了台账，就有了查询的线索与脉络，就能做到纲举目张。特别是上级检查或外部查询时，台账能够展示事件的主要历程、体现管理的条理性与精细化程度。

第四，台账是单位业务传承的重要载体。无论人员如何流动变化，只要建立了规范的台账，就有系统、全面的经验教训可查，就有新员工可资借鉴的历史档案。定期反思、回顾与总结，无疑有助于识别风险、提升业务水平。

四、台账管理的基本要求

台账与会议纪要或工作笔记，既类似又有原则性的差异。工作笔记是以人为中心，按时间顺序记录当事人的工作要点；会议纪要是以会议活动为中心，按时间顺序记录相关的人与事；台账则是以事件或者活动为中心，按时间顺序记录相关的人与事，包括概况、异常及例外事项的流水账。

与分散、零碎的笔记或纪要不同，台账记录的是事件或活动的来龙去脉，以及其中的是非曲直。台账是串起相关人与事，包括合同、纪要、备忘录以及相关的问题与对策等等的主要线索；它不仅是业务档案不可或缺的组成部分、归主办单位所有；而且在内容、格式与管理上都有原则性要求。

首先，作为账簿，台账必须是有连续编号的固定账本。

其次，记录的内容有明确的标准与质量要求。

第三，不能随意销毁或更改；更正错误时需要履行审批手续。

第四，定期结账、转账，移交与归档保存。

第五，一项活动一个账页，按时间顺序登记重要、异常或例外事项，包括但不限于起始时间、起因、商议、决策、计划、预算，合同谈判、签到、执行等过程中出现的异常或差异，以及采取的应对措施、文档资料移交信息、后续检查发现的问题与总结得到的经验或教训等等内容。

第六，不求事无巨细，常规、正常的活动，只记录概况与索引，其他事项能简则简；异常或例外事项，则要记明起因、发生的时间、地点、当事人，特别是报告与应对措施，以及处理结果与相关方反馈意见等等所有相关事项的概要。

五、台账设置与登记技巧

台账起因于管理需要，一方面为常规、正常活动提供检索线索；另一方面，记录活动的异常与例外，为事中管控不利差异与事后改进提升提供资讯。与此相适应，台账应该包括以下四部分：

1、 活动目录；

2、 出现重大异常或例外的活动目录；

3、 登记业务概要与异常或例外的账页；

4、 重大异常或例外活动的补充账页。

其中，第三部分是核心内容，按一项活动一页预留，按活动初始发生的时间先后顺序登记，并连续编号；登记的内容，如下表所示，至少包括相关事项发生的时间、摘要、属性（正常、异常、例外与应对举措等）以及完成标识与档案移交等等。

实务中，可以根据业务特点，参照上表格式设计模板，有条件的最好建立电子台账，由系统自动生成检索目录，减少不必要的重复性工作；同时，最好通过共享文件共同建立、维护与使用台账，提供相关工作的效率与价值。第一部分，即目录，与第三部分自动衔接，从第三部分摘取活动名称，在活动初始发生时，从第三部分提取业务名称与账页页码；活动结束时，在对应的目录行标识完成。如果活动出现重大异常或例外时，同时在第二部分目录中列示名称与页码；当第三部分的账页不足以登记相关事项时，则在第四部分增设账页。

多数情况下，一页账页足以记录一项活动的基本情况与轻微的异常或例外事项及应对措施；只有复杂或重大的异常或例外事项才需要转到第四部分补充记录。

如此安排既有助于了解活动的整体概况，又能迅速了解异常与例外，为事中管控与事后总结提供必要的线索。

以参股投资为例，除记录初始出资与占股数量外；至少应该记录分红派息的时间与金额，送股的时间、数量与比例，增资扩股或配股的时间、方案以及出资参与的情况；如果企业上市了，还应登记上市日期，股权分置改革、被ST甚至退市等重大事项；如果参与投资的企业内部或者投资者之间出现了争议或纠纷，无疑需要简要登记有关概要，包括事件起因、沟通协调、处理方案、相关合同与决策等等；此外，如果用有关投资质押，或者投资单位因发生影响投资权益的重大事项，都要记录在案，以备查阅。

六、小 论

台账是记录业务概要，特别是异常或例外事项的流水账；它既是事中管理的助手，又是事后检查、回顾反思与总结提升的依据。诚然，台账也是相关人员履职尽责的证据。若干年后，人事更替,时过境迁之时，台账还是串起其他档案资料、复原事件或活动历史原貌的纲领性文件。

一本好的台账，不仅可以使当事人放下过往、集中精力处理当前事务，而且也是当事人自我保护的必要举措。事后发现的任何历史问题时，当事人都能用“有事看台账”使自己置身事外。

最后，建立台账的过程，是提炼要点、关注异常、开展例外管理的自我锻炼过程；好的台账有助于利用档案资料更有条理地说明历史事件；查阅台账、检阅工作进程与得失，能够重温历史经验教训；回顾、反思与总结，能够不断提升业务能力与管理水平。