在当下互联网时代，电子邮件成为连接信息主客体的重要工具，它不仅是一款办公交流的正式工具，还作为成为经济主体名片上不可或缺的通信地址，具有全球范围内的沟通影响力。

在企业中电子邮件及内部主页等的信息沟通模式使得可以以很低的成本完成个体与个体之间的沟通，如何让信息传递更准确更有效更有价值，便是商务电子邮件礼仪的重要目的和内容。掌握商务电子邮件礼仪规则，具有很大的实践意义。

（一）邮件内容规范

1.邮件主题：

需要写明邮件题目，提取所写邮件的关键信息，让收到邮件的人知道这封邮件价值。

邮件主题为邮箱首要显示内容，应对整封邮件提纲挈领，以帮助收件人快速检索邮件、

筛选有用信息。缺乏信息的主题会让收件人不能明确邮件的重点，其次是不方便日后查询。

你可以做到：

① 邮件题目要明确表明事情的内容，要简短，不宜冗长

②不要让 outlook 自动捕捉正文内容作为标题，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”

③一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

④ 活用邮件分类符号 ，如： 【公告】- 9 月 8 日 与 A 项目相关的会议

⑤回信题目概括前面进行内容 ▶例如：【张三-可以出席会议】Re:关于出席 X 的会议的邀请

⑥可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼

2.邮件的收件人：

这是邮件需要发送的目标对象，需要准确发送地址，因为有些邮件无法撤回。写收件人时，应充分考虑效率原则，在保证传讯对象完整的基础上，精简人数，地址栏内的每位收件人/抄送人都应同邮件里所谈及的事情相关。

你可以做到：

①检查收件人：第一收件人和抄送的收件人或密件的收件人，确保全部收件人恰当。

②如果在外企，检查英文名后面的姓。避免因同名不同姓，造成收件人选择错误。

③注意保护隐私，如果你要向多人发送消息且相互之间不认识，最好在收件人填上自己的邮件，其他人全部放在“密件抄送”。并在邮件中明确说明，此举是为了保护收件人的隐私。

3.邮件正文：

邮件的开头要称呼收件人和问候语。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。

你可以做到：

①恰当地称呼收件者，要了解收件人，问候语应该与对收件人的尊重和正式程度保持一致。如果收件人倾向于有礼貌和正式，那就用正式的方式。比如：“尊敬的张总。

②在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL

③如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x 女生”称呼，但要把性别先搞清楚

④不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名

⑤最简单的开头写一个“HI”，”你好”等问候语

邮件的正文对有效沟通具有重要影响，行文的表达也体现出个人的态度的、表达能力、逻辑能力等。正文要简明扼要，行文通顺，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

你可以做到：

①若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名。点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关

②如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写附件进行详细描述

③正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确。保持你的每个段落简短不冗长。

④合理提示重要信息，可采用下划线、粗体等手段对一些信息进行提示。

⑤一次邮件交待完整信息，每一段讲一件事情。多用小段，少用大段

⑥尽可能避免拼写错误和错别字，避免使用表情符号，俚语来替代规范化的文字

⑦附加附件时，应提及附件的个数及附件名，业务请求时提供相关的表格及文件

邮件的结尾最好要有问候语和附带个人签名，包括公司信息、部门信息、个人联系方式等，可参考公司印制名片填写该部分信息。

你可以做到：

①结尾常见的写个 Best Regards， 中文的写个”祝您顺利”等。

②如果和收件人很熟悉，可采用非正式和轻松的方式。

③如果您不预期回应，请随时在电子邮件的顶部添加“无需回复”。

④结尾强调跟进的事情。比如：恳请您拨冗回复修改意见，非常感激。然后，“祝：顺利”；署名“XXX”。

4 邮件的附件：

传递附件可能是许多邮件的主要目的，附件可以对正文进行有效补充。

你可以做到：

①附件提醒:如有附件，正文里要有提示并有一定的说明，如果附件是特殊格式的，须说明用什么工具打开；

②附件命名:附件一定要有一个有意义的名字，切忌简写，以免对方搞不清文件内容

③附件传输:附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件；如果附件过大（不宜超过 2MB），应分割成几个小文件分别发送；